Ein Team in Berlin, Kunden in New York, Entwickler in Bangalore: Für verteilte Teams ist die Uhrzeit oft das größte Hindernis. Wer Termine nach Gefühl ansetzt, erwischt die Kollegen in Kalifornien um 6 Uhr morgens oder die in Tokio nach Feierabend. Mit ein paar Regeln finden Sie das beste Zeitfenster und verteilen unbequeme Uhrzeiten fair.
Schritt 1: Überschneidung der Arbeitszeiten finden
Zuerst geht es um die gemeinsame Arbeitszeit. Rechnen Sie die übliche Arbeitszeit jedes Standorts in eine gemeinsame Zeit um, zum Beispiel in deutsche Zeit, und suchen Sie die Schnittmenge. Bei 9 bis 17 Uhr an allen Standorten und einem Termin im Winter ergibt das:
| Standorte | Gemeinsames Zeitfenster (deutsche Zeit) |
|---|---|
| Berlin + London | 10:00–17:00 Uhr |
| Berlin + Neu-Delhi | 09:00–12:30 Uhr |
| Berlin + São Paulo | 13:00–17:00 Uhr |
| Berlin + New York | 15:00–17:00 Uhr |
| Berlin + Singapur | 09:00–10:00 Uhr |
| Berlin + Tokio | keins (bei 8–18 Uhr: 08:00–10:00 Uhr) |
| Berlin + Los Angeles | keins (bei 8–18 Uhr: 17:00–18:00 Uhr) |
| Berlin + Sydney | keins |
Stand: 1. Dezember 2026, berechnet mit dem Meeting-Planer. Im Sommer verschieben sich die Fenster zu Ländern ohne Sommerzeit um eine Stunde: Mit Tokio gibt es dann auch bei 9 bis 17 Uhr eine Stunde (9 bis 10 Uhr deutscher Zeit).
Der Meeting-Planer erledigt das für bis zu vier Standorte: Er prüft den Tag in 15-Minuten-Schritten, zeigt alle passenden Fenster und schlägt den Termin mit dem größten Puffer zu Arbeitsbeginn und Feierabend vor.
Schritt 2: Wenn es keine Überschneidung gibt
Berlin, New York und Tokio haben keine gemeinsame Arbeitszeit: Wenn in Tokio Feierabend ist, ist in New York tiefe Nacht. Dann gibt es drei Möglichkeiten:
- Kompromiss am Rand der Arbeitszeit: Ein Termin um 12 Uhr deutscher Zeit ist im Winter 6 Uhr in New York und 20 Uhr in Tokio. Zwei Standorte sind außerhalb der Bürozeit, aber niemand mitten in der Nacht. Diesen fairsten Kompromiss schlägt der Meeting-Planer vor, wenn es kein gemeinsames Fenster gibt.
- Zwei Termine statt einem: Ein Termin Berlin–Tokio am Vormittag, einer Berlin–New York am Nachmittag. Berlin dient als Brücke und gibt Ergebnisse weiter.
- Asynchron arbeiten: Statt eines Meetings ein schriftliches Update oder eine Videoaufzeichnung, Rückfragen per Kommentar. Gerade bei Statusterminen spart das allen Zeit.
Schritt 3: Unbequeme Termine fair verteilen
Wenn ein wiederkehrender Termin für einen Standort immer früh morgens oder spät abends liegt, trägt dieses Team die Last allein. Fairer ist eine Rotation: Der Termin wandert zum Beispiel monatlich, sodass jeder Standort mal bequem und mal unbequem liegt. Wichtig ist, dass Entscheidungen nicht nur in den Terminen fallen, an denen ein Standort fehlt.
Schritt 4: Richtig einladen
- Zeitzone nennen: Schreiben Sie in Einladungen nicht „15 Uhr“, sondern „15:00 Uhr MEZ (UTC+1)“ oder „15:00 Berlin“. Noch eindeutiger ist die Schreibweise nach ISO 8601 mit Offset: 2026-12-01T15:00+01:00.
- Kalendereinladung statt Text: Ein Kalendereintrag speichert den Zeitpunkt intern in UTC und zeigt ihn jedem Empfänger in seiner Ortszeit an.
- Organisator-Zeitzone bewusst wählen: Wiederkehrende Termine folgen der Zeitzone, in der sie angelegt wurden. Legen Sie sie in der Zeitzone des Teams an, für das die Uhrzeit fest bleiben soll.
- Umstellungswochen prüfen: Zwischen dem 2. und dem letzten Sonntag im März und von Ende Oktober bis Anfang November ist New York nur 5 statt 6 Stunden hinter Deutschland. Ein Termin um 15 Uhr deutscher Zeit ist dann 10 statt 9 Uhr in New York. Details im Beitrag Zeitverschiebung Deutschland–USA.
- Wochenende beachten: Freitagnachmittag in den USA ist in Asien und Australien schon Samstag. Der Meeting-Planer markiert Standorte, an denen zum Termin Wochenende ist.
Schritt 5: Arbeitszeit und Erholung im Blick behalten
Termine am späten Abend oder frühen Morgen zählen in Deutschland zur Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz verlangt nach Ende der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden (§ 5 ArbZG). Wer um 22 Uhr ein Meeting mit Kalifornien hat, sollte am nächsten Morgen nicht um 8 Uhr wieder am Schreibtisch sitzen. Wie viele Stunden zusammenkommen, rechnet der Arbeitszeitrechner aus.
Fazit
Gute Meetings über Zeitzonen beginnen mit der Überschneidung der Arbeitszeiten. Gibt es keine, helfen Randzeiten, getrennte Termine oder asynchrone Abstimmung, und unbequeme Uhrzeiten sollten reihum gehen. Einladungen immer mit Zeitzone versenden und die Wochen um die Zeitumstellung im Blick behalten. Den passenden Slot für Ihr Team findet der Meeting-Planer.
Quellen: ISO 8601 (Darstellung von Datum und Uhrzeit); Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 5; IANA Time Zone Database. Stand: Oktober 2026.