Resturlaub: wann er verfällt und wann nicht
Der Jahreswechsel bringt regelmäßig die gleiche Frage: Was passiert mit den Urlaubstagen, die liegen geblieben sind? Die Antwort hat sich in den vergangenen Jahren erheblich verschoben. Wo früher der Grundsatz galt, dass nicht genommener Urlaub schlicht verfällt, steht heute eine Hinweispflicht des Arbeitgebers im Zentrum — und ohne deren Erfüllung verfällt gar nichts.
Der gesetzliche Ausgangspunkt
§ 7 Absatz 3 BUrlG formuliert die Grundregel: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.
Daraus ergeben sich zwei Stichtage: der 31. Dezember als Regelverfall und der 31. März als verlängerte Frist bei zulässiger Übertragung. Dringende betriebliche Gründe sind etwa Auftragsspitzen oder krankheitsbedingte Personalengpässe, persönliche Gründe vor allem eigene Erkrankung oder die Pflege naher Angehöriger. Der bloße Wunsch, den Urlaub später zu nehmen, genügt nicht.
Die Hinweispflicht: der entscheidende Wendepunkt
Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass der Verlust von Urlaubsansprüchen nur eintreten kann, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten zuvor in die Lage versetzt hat, ihren Urlaub tatsächlich zu nehmen. Die deutschen Arbeitsgerichte haben diese Vorgabe übernommen und konkretisiert: Der Arbeitgeber muss rechtzeitig und in klarer Form auf den konkreten Umfang des offenen Urlaubs hinweisen und darauf, dass dieser bei Nichtinanspruchnahme verfällt.
Rechtzeitig bedeutet: so früh, dass der Urlaub im verbleibenden Jahr noch genommen werden kann, in der Praxis also spätestens im Spätsommer oder Frühherbst. Klar bedeutet: individuell und mit konkreter Tageszahl, nicht als allgemeiner Aushang und nicht versteckt in einem Rundschreiben. Kommt der Arbeitgeber dieser Obliegenheit nicht nach, verfällt der Urlaub nicht, sondern wird in das Folgejahr übertragen und addiert sich dort zum neuen Anspruch.
Für Beschäftigte heißt das konkret: Prüfen Sie, ob Sie im Herbst eine individuelle schriftliche Aufforderung erhalten haben. Fehlt sie, sind die Tage aus dem Vorjahr sehr wahrscheinlich noch vorhanden. Wie viele es insgesamt sind, können Sie im Urlaubsanspruch-Rechner nachrechnen, indem Sie die bereits genommenen Tage eintragen.
Wenn der Urlaub mangels Hinweis nicht verfällt, stellt sich die Frage nach der Verjährung. Die Gerichte haben klargestellt, dass die regelmäßige Frist von drei Jahren erst zu laufen beginnt, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Bleibt der Hinweis dauerhaft aus, können sich Ansprüche über mehrere Jahre ansammeln — ein erhebliches finanzielles Risiko für Betriebe und eine ebenso erhebliche Chance für Beschäftigte, die ihre Unterlagen aufbewahrt haben.
Langzeiterkrankung und vertraglicher Mehrurlaub
Ein Sonderfall betrifft Beschäftigte, die wegen Krankheit über längere Zeit keinen Urlaub nehmen konnten. Hier gilt eine eigene Grenze: Der Anspruch erlischt fünfzehn Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Urlaub aus dem Jahr 2025 verfällt bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit demnach am 31. März 2027. Wer im Urlaubsjahr zumindest zeitweise arbeitsfähig war, fällt dagegen zurück in die normale Systematik, und dann greift wieder die Hinweispflicht.
Zu beachten ist außerdem die Trennung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und vertraglichem Mehrurlaub. Die strengen Schutzregeln gelten unmittelbar nur für den gesetzlichen Teil. Für den Mehrurlaub können abweichende Verfallregeln vereinbart werden, etwa ein Verfall bereits zum 31. Dezember ohne Hinweispflicht. Dafür ist aber eine klare, ausdrückliche Trennung im Vertrag nötig; fehlt sie, gehen die Gerichte im Zweifel davon aus, dass für den gesamten Urlaub die gesetzlichen Regeln gelten.
Was Sie praktisch tun sollten
Führen Sie eine eigene Urlaubsübersicht mit beantragten, genehmigten und genommenen Tagen und bewahren Sie Genehmigungen und Abrechnungen auf. Beantragen Sie den Resturlaub schriftlich, wenn das Jahresende näher rückt — ein abgelehnter oder unbeantworteter schriftlicher Antrag ist der beste Beleg dafür, dass Sie den Urlaub nehmen wollten.
Und rechnen Sie nach, statt sich auf die Zahl im Personalportal zu verlassen. Der Urlaubsanspruch-Rechner zeigt Ihnen neben der Zahl der Resttage auch deren Geldwert nach § 11 BUrlG — hilfreich, wenn ein Jobwechsel ansteht und die Tage abgegolten werden müssen. Diese Darstellung ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall.