Zwei Wege zum geldwerten Vorteil
Die 1-%-Regel ist bequem: Listenpreis mal 1 %, dazu 0,03 % je Entfernungskilometer, fertig. Sie ist aber eine Pauschale und damit oft ungenau. Das Fahrtenbuch nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist die Alternative. Hier wird nur der Teil der tatsächlichen Kosten versteuert, der auf Ihre Privatfahrten und den Arbeitsweg entfällt.
So rechnet das Fahrtenbuch
Zuerst werden die Gesamtkosten des Fahrzeugs für ein Jahr ermittelt: Energie, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, Reparaturen und die Abschreibung oder Leasingrate, jeweils einschließlich Umsatzsteuer. Dann wird der Anteil der privaten Kilometer und der Arbeitsweg-Kilometer an der Gesamtfahrleistung bestimmt. Dieser Anteil der Kosten ist der geldwerte Vorteil.
Ein Beispiel mit den Standardwerten unseres Firmenwagenrechners: laufende Kosten 4.500 € und Abschreibung 7.500 € im Jahr, zusammen 12.000 €. Sie fahren 25.000 km im Jahr, davon 5.000 km privat. Der Arbeitsweg von 20 km an 15 Tagen im Monat ergibt 7.200 km. Privat- und Arbeitswegfahrten machen 12.200 km aus, also 48,8 %. Der geldwerte Vorteil beträgt 12.000 € × 48,8 % ÷ 12 = 488 € im Monat, statt 720 € nach der 1-%-Regel. Netto sparen Sie damit bei 5.000 € brutto und Steuerklasse I rund 115 € im Monat.
Bei Elektroautos und begünstigten Hybriden wird die Abschreibung oder Leasingrate auch beim Fahrtenbuch nur zu einem Viertel oder zur Hälfte angesetzt. Das senkt den Vorteil zusätzlich.
Wann sich das Fahrtenbuch lohnt
- Sie fahren viel dienstlich und wenig privat.
- Das Auto hat einen hohen Listenpreis, aber geringe tatsächliche Kosten, etwa weil es gebraucht gekauft oder schon abgeschrieben ist.
- Sie haben einen langen Arbeitsweg, den Sie aber nur selten fahren.
- Der Wagen wird kaum für Urlaubsfahrten genutzt.
Umgekehrt ist die Pauschale günstiger, wenn Sie viel privat fahren oder das Auto teuer im Unterhalt ist. Wichtig: Sie kennen die tatsächlichen Kosten oft erst am Jahresende. Viele Arbeitgeber rechnen deshalb unterjährig vorläufig und korrigieren später.
Die Anforderungen des Finanzamts
Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn es zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form geführt wird. Für jede Dienstfahrt müssen Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner erfasst werden. Für Privatfahrten genügt die Kilometerangabe, für den Arbeitsweg ein kurzer Vermerk.
Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. Eine Tabelle, die jederzeit überschrieben werden kann, erfüllt das nicht. Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn sie Änderungen protokollieren. Kleinere Mängel führen nicht automatisch zur Verwerfung, gravierende Lücken aber schon. Dann gilt rückwirkend die 1-%-Regel.
Planen Sie außerdem die Belege ein: Für das Fahrtenbuch zählen nur Kosten, die tatsächlich angefallen und nachgewiesen sind. Tankquittungen, Werkstattrechnungen, Versicherungs- und Steuerbescheide sowie der Abschreibungsplan oder Leasingvertrag gehören dazu. Übernimmt Ihr Arbeitgeber die Buchhaltung, sollte er Ihnen die Jahreskosten mitteilen. Ohne diese Zahl lässt sich der geldwerte Vorteil nicht berechnen, und ein noch so sauber geführtes Fahrtenbuch nützt dann nichts.
Wechsel der Methode
Die Methode muss für ein Kalenderjahr und ein Fahrzeug einheitlich angewendet werden. Ein Wechsel während des Jahres ist nur beim Fahrzeugwechsel möglich. In der Einkommensteuererklärung können Sie aber vom Lohnsteuerabzug abweichen und das Fahrtenbuch für das ganze Jahr nachweisen.
Fazit
Das Fahrtenbuch kann sich lohnen, kostet aber Disziplin. Rechnen Sie mit Ihren Kilometern und Kosten durch, bevor Sie sich festlegen. Der Firmenwagenrechner zeigt die Differenz zur 1-%-Regel direkt an.