Pflichtangaben auf der Rechnung — und was bei Fehlern passiert
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist das Dokument, mit dem Ihr Kunde seinen Vorsteuerabzug begründet — und deshalb schreibt das Gesetz genau vor, was darauf stehen muss. Fehlt eine Angabe, riskiert der Empfänger seinen Abzug und Sie eine unangenehme Rückfrage. Dieser Beitrag geht die Liste durch und erklärt die teuren Sonderfälle.
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Eine vollständige Rechnung enthält: den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
Die drei Angaben, die am häufigsten fehlen
In der Praxis stolpern die meisten über dieselben drei Punkte. Erstens der Leistungszeitpunkt: Er ist auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt — ein schlichtes „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt. Zweitens die Leistungsbeschreibung: „Beratung“ oder „Diverse Arbeiten“ reicht nicht, die Leistung muss eindeutig identifizierbar sein. Drittens die fortlaufende Rechnungsnummer: Sie darf Lücken haben, aber keine Doppelvergabe.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, gelten Erleichterungen. Es genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Angaben zum Empfänger und eine Rechnungsnummer sind entbehrlich. Der Empfänger rechnet die Vorsteuer selbst aus dem Bruttobetrag heraus — bei 238 € brutto mit 19 Prozent sind das 38 € Steuer und 200 € netto. Der MwSt-Rechner übernimmt diese Aufteilung für jeden Betrag.
Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung
Enthält eine Rechnung Positionen mit 19 und mit 7 Prozent, müssen die Entgelte nach Steuersätzen getrennt zusammengefasst und die Steuerbeträge einzeln ausgewiesen werden. Für Gastronomiebetriebe ist das seit 2026 der Normalfall: Speisen mit 7 Prozent, Getränke mit 19 Prozent. Ein Mischsatz auf die Gesamtsumme ist unzulässig. Rechnen Sie beide Blöcke getrennt und stellen Sie sicher, dass die Summe der Einzelbeträge dem ausgewiesenen Gesamtbetrag entspricht.
Der teuerste Fehler: § 14c UStG
Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er gesetzlich schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Das gilt für den falschen Steuersatz — 19 statt 7 Prozent — genauso wie für den Ausweis durch jemanden, der gar nicht zum Ausweis berechtigt ist. Der klassische Fall ist der Kleinunternehmer, der aus Gewohnheit Umsatzsteuer aufschlägt: Er muss sie abführen, und sein Kunde darf sie trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen.
Eine Berichtigung ist möglich, verlangt aber, dass die ursprüngliche Rechnung gegenüber dem Empfänger korrigiert wird und in bestimmten Fällen die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Das ist Aufwand, den man sich mit einer Kontrolle vor dem Versand spart.
Was bei Steuerbefreiung und Reverse-Charge gilt
Stellen Sie steuerfrei aus, gehört ein Hinweis auf den Grund in die Rechnung — bei Kleinunternehmern ein Verweis auf § 19 UStG, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ein Hinweis auf die Steuerfreiheit. Geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Empfänger über, muss die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten und beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nennen. Ein Steuerbetrag darf in diesen Fällen nicht ausgewiesen werden.
Eine kurze Checkliste vor dem Versand
Prüfen Sie vor jedem Versand: Sind beide Anschriften vollständig? Ist die Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben? Ist die Rechnungsnummer einmalig? Steht ein Leistungsdatum darauf? Ist die Leistung so beschrieben, dass ein Außenstehender sie identifizieren kann? Sind Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag je Satz getrennt ausgewiesen? Stimmt die Summe? Wenn Sie den letzten Punkt schnell kontrollieren möchten, geben Sie den Nettobetrag in den MwSt-Rechner ein und vergleichen Sie mit Ihrer Rechnung.
Dieser Beitrag fasst die gesetzlichen Anforderungen zusammen und ist eine unverbindliche Orientierung. Bei komplexeren Sachverhalten — grenzüberschreitenden Umsätzen, Gutschriften, Anzahlungen — lohnt sich der Blick eines Steuerberaters.